Образец соглашения с пфр. Оформление соглашения с пфр об эдо. Заявление на электронный документооборот с ПФР

Заполнение всевозможных бланков и иных документов отнимает у предпринимателей множество времени. Пенсионный фонд пошел навстречу бизнесменам и разрешил сдавать необходимые отчеты не на магнитных носителях и не в бумажном, а в электронном виде, что позволяет сократить количество затрачиваемого на оформление и подачу документации времени.

Для подключения к системе электронного документооборота предприниматель должен обратиться в отделение ПФР и предоставить некоторые документы, в число которых входит заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР.

Что представляет собой заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР?

Заявление необходимо для того, чтобы Пенсионный фонд получил письменное официальное согласие бизнесмена на перевод документооборота фирмы в электронный вид. Документ представляет собой бланк с внесенными в него особыми сведениями об предприятии - сюда обязательно включаются данные о форме шифрования информации, сведения о юридических и физических лицах.

Как правильно заполнить заявление по форме р26001 – узнайте

Законодательно предусмотрены следующие варианты подачи документации предприятием в Пенсионный фонд:

• Отчет сдается специализированной компанией. Такой вариант оптимален в случае, если бухгалтерия не справляется с нагрузкой или по иным причинам не может заниматься сдачей отчетности. При выборе этого варианта с фирмой, предоставляющей услуги, заключается договор аутсорсинга.

Чтобы фирма имела право на работу с личными данными сотрудников, руководству предприятия следует получить письменное согласие каждого сотрудника на передачу их данных другой компании и использования ею полученных сведений.

• Сдача отчетности через спецоператора. Этот вариант для фирм, в штате которых более пяти десятков сотрудников, более мелкие компании вправе выбрать первый вариант. Суть метода заключается в поиске компании, специализирующейся на обеспечении электронного документооборота между фирмами и Пенсионным фондом.

Найти спецоператора можно в интернете и заключить с ним договор. У каждого спецоператора имеется собственная система шифрования, поэтому при заполнении заявления необходимо указать, какой алгоритм будет использоваться при передаче документов.

В заявлении обязательно указывается ряд сведений:

• Об предоставляющей услуги шифрования и передачи данных компании - полное точное название компании-оператора и тип средства информационной криптозащиты (СКЗИ).
• Об юридическом лице - ИНН и полное точное наименование компании, КПП и контакты (телефонные номера и адрес электронной почты), регистрационный код в ПФР.
• О физическом лице - ФИО, данные паспорта, контакты (e-mail и номер телефона), номер регистрации физлица в Пенсионном фонде; адреса постоянной регистрации и места проживания.

и пошаговое руководство по заполнению находятся в публикации по ссылке.

Система электронного документооборота – это своеобразная структура, которая обладает множеством приспособлений для трансформации данных. Сегодня в каждом офисе имеется сеть из компьютеров, с помощью которых организация может свободно стать участником любой системы ЭДО. Однако не все так просто. На территории РФ существуют определенные нормы права, которые требуют от страхователей прежде, чем стать участниками СЭД, в обязательном порядке подать заявление о подключении к электронному документообороту ПФР. Эта мера является обязательной для юридических лиц (организаций) и физических лиц предпринимателей.

Как происходит подключение пользователей к электронному документообороту Пенсионного фонда России

Согласно законодательным актам РФ в области зашиты информации, персональных данных, получения электронной цифровой подписи, защищенного документооборота на территории государства, любой страхователь имеет право подавать в органы контроля и учета сведения о застрахованных лицах в электронном формате по существующим телекоммуникационным каналам. В такой ситуации законную юридическую силу представленных документов должна подтверждать электронная цифровая подпись .

Чтобы физическое или юридическое лицо получило возможность подключения к системе ЭДО ФПФ России для своевременной сдачи сведений, касающихся застрахованных лиц, ему нужно поступить следующим образом:

1. Заявление в ПФР об электронном документообороте передается в местное отделение данной инстанции. Бланк данного документа можно скачать с официального сайта Пенсионного фонда России. Заявление имеет четко определенную структуру и правила заполнения. Заполняются все разделы и подразделы. После тщательной проверки правильности внесенных данных страхователь обязан заверить заявление своей подписью, а также поставить печать предприятия. Заявление подается только по месту регистрации самого страхователя, будь он физическим лицом (индивидуальным предпринимателем) или организацией.
2. После составления и заверки заявления заявителю необходимо заключить Соглашение с Пенсионным фондом о полноценном и защищенном обмене данными в электронном формате посредством телекоммуникационных сетей в системе ЭД. Данная форма также подается в контролирующие органы исключительно по месту регистрации заявителя (прописки).
3. Заявление о передаче документов в ПФР в электронном виде, а также основное Соглашение не являются окончательным пакетом документов для регистрации страхователя в электронной системе. Чаще всего стороны договора, помимо основного Соглашения, еще подписывают одно или несколько дополнительных. Эта мера позволяет лишний раз каждой из сторон договора обезопасить себя от непредвиденных обстоятельств (например, в случае утери ключей или попадания их в чужие руки, выхода из строя машинной части).
4. После подписания полного пакета страхователю необходимо ознакомиться со всеми нормативными актами Пенсионного фонда, касающимися сотрудничества сторон во время двусторонней работы посредством системы электронного документооборота.
5. Далее необходимо составить и подписать договор с лицом, поставляющим услуги Удостоверяющего центра. Эта структура кодирует и защищает данные, тем самым обеспечивая максимальную защиту всей передаваемой информации по оговоренным каналам связи.
6. Заверение документов окончено. Теперь можно браться за подключение пользователя к системе электронного документооборота.

Данный перечень неполный, так как все организации работают на наиболее подходящих для них системах. Более того, каждая компания, которая подключает страхователей к ЭДО, дает возможность своим клиентам выбирать между различными тарифными планами на услугу.

Система электронного документооборота Диадок - самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Помощь в заполнении документов

Заявление на электронный документооборот с ПФР заполняется в электронном формате. Недавно система «1С:Предприятие 8» получила новый модуль, который позволяет быстро и удобно обрабатывать всю подготовленную для отчетности информацию. На примере данной системы попробуем разобраться, как найти и заполнить важнейший для подключения к СЭД документ.

Находим справочник, который содержит основные сведения о существующих на территории Российской Федерации организаций, которые подключают страхователей к системе электронного документооборота. Выбираем наиболее понравившуюся нам организацию и тариф по услуге. Переходим на вкладку на странице под названием «Документооборот». Нажимаем на кнопку «заявление об обмене электронными документами ПФР».

В открывшемся окошке появится сообщение «перейти к мастеру заполнения заявления» и нажимаем кнопку «Далее». Заполнение заявления о подключении к СЭД происходит в 8 этапов:

1. Первый шаг предусматривает внесение в форму регистрационного номера программного продукта, который вы приобрели. Номер вы можете увидеть на регистрационной карте либо его вам может подсказать оператор горячей линии компании, которая предоставляет услугу по подключению к системе ЭДО.
2. В следующей форме программа вас «попросит» выбрать название Удостоверительного центра, с которым вы сотрудничаете, из приведенного перечня. Найдя в списке ваш Центр, нажмите кнопку «Продолжить».
3. Перед вами открывается третье окошко. Этот шаг отвечает за выбор организации, которая будет оказывать вам криптографические услуги. Если ранее на вашем ПК уже был установлен криптопровайдер, то программа сообщит вам об этом и попросит сменить его. Если же ваш компьютер не имеет такого ПО, то программа попросит выбрать новый криптографический центр и переведет вас на портал разработчиков этой программы для изменения настроек.
4. Этот этап предусматривает заключение Соглашения между сторонами. Перед вами в новом окне появится текст соглашения. Настоятельно рекомендуется не бегло просмотреть документ, а тщательнейшим образом прочитать его. Если вас все условия устраивают, то внизу под соглашением находим маленькое окошечко, в котором нужно поставить галочку, тем самым подтверждая, что все условия соглашения приемлемы. Нажимаем кнопку «Далее». Мы уже прошли половину процедуры оформления заявления.
5. Пятый этап – заполнение формы, которая содержит в себе все реквизиты организации, осуществляющей переход. Внимание! Заполнять все поля необходимо очень внимательно, используя документы организации, а не по памяти. Прежде чем переходить на следующую страницу, несколько раз перепроверьте правильность данных. Если вы допустите ошибку и вовремя ее не исправите, то последствия будут очень тяжелыми для корректировки.
6. Следующий этап называется «Выбор сотрудника, имеющего право на ЭЦП». Здесь необходимо указать персональные данные того должностного лица, которое получает электронную цифровую подпись и имеет право ее использования.
7. Предпоследний этап – выбор контролирующих органов, с которыми страхователь сотрудничает. На сегодняшний день осуществлять электронный документооборот можно с такими организациями: Федеральная НС РФ, ФПФ, Росстат и другие. Если вы сотрудничаете с иными организациями, то их также можно найти в списке организаций-партнеров. В данном случае нужно выбрать Пенсионный фонд РФ.
8. Заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту на этом этапе будет окончательно сформировано. Далее в последнем, восьмом окошке нажимаем на кнопку «Отправить сейчас». После нажатия на нее форма отправляется моментально. Если вы пока колеблетесь с окончательной отправкой, то все заполненные формы можно сохранить в качестве черновика.

Подключение к системе электронного документооборота происходит довольно быстро. Сразу же после подключения к ней вы можете беспрепятственно сотрудничать с выбранными вами организациями, в частности, с Пенсионным фондом.

Обратите внимание, что право использования электронной цифровой подписи может иметь не только руководитель предприятия, но и иные уполномоченные сотрудники. Данное заявление о подключении к СЭД заполняется в одном экземпляре и передается исполнителю услуги.

Основное и дополнительные соглашения заполняются в двух экземплярах, один из которых остается у заявителя, а второй переходит к исполнителю. Эти документы должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации, иначе они не будут иметь никакой юридической силы.

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

• не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
• не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
• оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Заявление на электронный документооборот с ПФР

Как заполнять

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2019 года

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а такж нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Компания СКБ Контур предоставляет налогоплательщикам возможность отчитаться в ПФР по ТКС с помощью самой востребованной системы сдачи электронной отчетности Контур.Экстерн.

Если ваша организация ещё не является абонентом системы, то для подключения вам необходимо отправить заявку или обратиться в ближайший к вам сервисный центр .

Перед подключением выберите подходящий тарифный план с возможностью отправки всех видов необходимой вам отчетности в ПФР.

Ответы на все уточняющие вопросы вы можете получить в сервисном центре по месту подключения.

Оформление юридических документов

Для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).

Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:

* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.

Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.

Примечание 1: страхователи, неправильно оформившие Соглашения и/или Заявления, приравниваются органами ПФР к страхователям, не оформившим Соглашения. Такие страхователи будут вынуждены предоставлять сведения на бумажных или магнитных носителях в Управление ПФР.

Примечание 2: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.

Особенности для страхователей 01 региона

Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:

1. Скачайте бланк соглашения .
2. Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль », которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
3. Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
4. Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.

Особенности для страхователей 02

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:

• страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
• уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.

Особенности для страхователей 23 региона

1. Отправьте регистрационные данные, указав фиктивные номер и дату соглашения.
2. Отправьте отчет или письмо в ПФР.
3. По истечении рабочих суток обратитесь к своему куратору в ПФР и сообщите, что передали по ТКС свою электронную подпись для оформления соглашения.
4. Куратор проверит получение электронной подписи и расскажет, что делать дальше.

Особенности для страхователей 53 региона

Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:

1. На сайте ПФР скачайте и заполните соглашение. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — MSOfficeWord, расширение «.doc».
2. Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР, например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2015» и .
3. Отправьте сформированный в п. 1 файл письмом в ПФР.
4. Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения. Отредактируйте реквизиты организации, внеся полученные номер и дату соглашения.

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Особенности для страхователей 66 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

1. Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
2. Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
3. Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
4. Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Особенности для страхователей 78 и 47 регионов

С 01.09.2014 во всех УПФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области для всех страхователей введена единая форма заявления о подключении к электронному документообороту.

Заявление нужно заполнить и подписать в ПФР в 2 экземплярах. В графе «Спецоператор» укажите АО «ПФ «СКБ Контур».

Если произошла смена спецоператора связи, но реквизиты остались теми же, необходимо:

1. Подписать заявление с указанием нового спецоператора связи.
2. Выслать скан подписанного заявления посредством неформализованного документооборота (через сервис «письма»: ПФР > Написать письмо), оригинал заявления относить в ПФР не нужно.

После выполнения этих действий можно начинать отчитываться в ПФР.

Особенности для ИП

До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.

С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:

• нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
• предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
• заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.

Особенности для страхователей 86 региона

Чтобы начать отчитываться в ПФР 86 региона:

1. Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР (например, регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 000, дата соглашения: 01.01.2015) и отправьте регистрационную информацию .
2. Отправьте тестовое письмо с этими данными в Пенсионный фонд (с любым текстом и содержанием).
3. Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение (если инспектор попросит указать номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010).
4. Исправьте данные по соглашению в сервисе на корректные и отправьте еще одно тестовое письмо (можно сделать сверку с ПФР или отправить отчет).

Для того чтобы сдавать отчетность в ПФР ведомство посещать совсем необязательно. Документы можно формировать в электронном виде, подписывая усиленной квалифицированной электронной подписью, и направлять по ТКС в ПФР. Поверьте, это - быстро, удобно и надежно. И риск ошибок снижен до минимума.
Сегодня обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде распространяется на работодателей с среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек. Однако Пенсионный фонд заинтересован перейти на информационный обмен в электронном виде со всеми организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от их численности.

Оператор ЭДО «Такском» может подключить электронный документооборот с ПФР в тот день, который вы указали в заявке, при условии, что:

• на вашем счете достаточно денежных средств для оплаты всех заказанных периодических услуг;
• ваш тарифный план позволяет подключить направление обмена с ПФР.

Сертификат регистрируется в ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента подключения услуги. А затем настраивается программное обеспечение. В том случае, если вы используете систему