II. Ведение трудовых книжек. Правила заполнения трудовой книжки Правила записи в трудовой книжке при увольнении

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со , запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно , работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 делается запись о причине увольнения;
• в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась , регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на , в которой используется термин «прекращение трудового договора». В на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию - это один из тех рабочих моментов, в которых наиболее важно соблюсти все требования закона и учесть нюансы. Ведь ошибка, допущенная при оформлении этого кадрового документа, может привести к серьезной правовой ответственности. Попробуем разобраться, какие формулировки записей одобрены законодательно и каков порядок их внесения. Разберем, как сделать запись в трудовой об увольнении по собственному желанию, на примерах.

Рассмотрим еще один образец: как сделать запись в трудовой книжке об увольнении 2020 в случае, если работник уходит на новое место работы по переводу? Тогда оформляется увольнение в порядке перевода: запись в трудовой сформулирована как «договор прекращен».

Однако бывают и другие, нередко болезненные для обеих сторон обстоятельства, когда инициативу проявляет не работник, а работодатель. Ниже показан образец увольнения в трудовой книжке 2020 при сокращении штата: в этом случае наиболее целесообразно использовать формулировку:

Уволен по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации...

При внесении отметок об увольнении сотрудника можно использовать различные формулировки, предусмотренные существующим законодательством. Тем не менее, стоит отдавать предпочтение основаниям, которые уже сформулированы в ТК РФ.

Таким образом, мы рассмотрели, как происходит заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2020, а также по инициативе работодателя.

Осталось выяснить, какова ответственность работодателя и должностного лица (работника отдела кадров) в случае ошибок в оформлении кадровой документации.

Ответственность

В случае нарушений правил ведения, хранения и учета кадровой документации наступает ответственность по статье 5.27 КоАП РФ :

• для должностных лиц и ИП — предупреждение иои штраф от 1000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Наказание за повторное нарушение еще суровее:

• для кадровиков и ИП — до 20 000;
• для юрлиц — до 70 000.

Увольнение по инициативе работника (по его собственному желанию) - традиционно самое распространенное основание для расторжения трудового договора. Несмотря на кажущуюся простоту оформления, у кадровиков нередко возникают вопросы, как правильно отразить эту запись в трудовой книжке работника. Разберем ситуации, в которых допускаются ошибки, чтобы их избегать.

Увольнение по инициативе работника

• «уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор расторгнут по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор прекращен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Кроме того, любую из этих формулировок можно дополнить указанием на причины, с которыми связывается предоставление работнику льгот и преимуществ.

Вносится запись об увольнении в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки или вкладыша в нее.

Затем все произведенные в этой организации записи заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

Ниже расписывается сам работник — владелец трудовой книжки (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек , изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Работодатель фиксирует в трудовой книжке все происходящие с сотрудником кадровые изменения. Полнота и точность послужного списка подтверждается подписью работника. И всё-таки порой в сведениях о работе обнаруживаются ошибки. Для оформления корректирующих записей нужно пользоваться установленными правилами и инструкцией. Образец, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, также поможет в этом.

Общие правила регистрации деятельности

Продолжительность работы, которая отражается в трудовой книжке, учитывается при трудоустройстве и оформлении пенсии. Требования точной регистрации трудовой деятельности в документах по установлению стажа заданы:

• правилами ведения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 16.05.03 №225;
• инструкцией по заполнению трудовых документов, утверждённой постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69.

Обнаруженные ошибки и пропуски сведений о стаже устраняют в соответствии с этими же требованиями. В разделе «Сведения о работе» записи нумеруются по очерёдности их внесения.

Следует иметь в виду, что правильно внесённые записи не аннулируются, даже если имеются пропущенные ранее строки. Если заметили пропуск, то внести сведения можно в любое время. Ошибку исправляет работодатель, который её допустил.

Если пропущена запись об увольнении, трудовую книжку в некоторых случаях может заполнить другой работодатель на основании подтверждающих документов, например, приказов, трудовых договоров, актов. Но это сложно, поэтому именно работник более всего заинтересован в полном внесении данных о своей работе.

Как восстановить пропущенную запись

Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2 . Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.

Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.

Здесь исправить недочёт просто:

• ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
• вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
• строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
• работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.

Пример внесения пропущенной записи:

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы, в новой организации нельзя делать запись о приёме. В этом случае может быть 3 выхода:

Особенности заполнения трудовой книжки

Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.

Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.

Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка .

В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.

Записи в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка - это документ, в котором отражается вся трудовая биография работника. Несмотря на давние разговоры о ее отмене, пока этого не произошло.

Никакой документ и даже имеющаяся в Пенсионном фонде информация о периоде работы и произведенных за это время отчислениях не могут полноценно заменить запись, содержащуюся в трудовой книжке.

Чем регулируются вопросы трудовых книжек

О трудовых книжках, правилах их ведения и заполнения говорят нормативные акты.

Главные нормы об этом содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ , часть 4 которой говорит о том, что в этот документ заносится следующая информация о работнике и его труде:

• о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
• о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
• об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
• о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Общие правила внесения записи в трудовую книжку

Занесение информации в трудовые книжки строго регламентировано Правилами и Инструкцией .

Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.

Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:

• даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: "21.11.2016";
• все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
• любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" и т.д.);
• записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
• зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».

Титульный лист трудовой книжки

Первая страница трудовой, или титульный лист, содержит информацию о владельце документа. Заполняется она только на основании личных документов работника (паспорта, удостоверения, диплома, свидетельства и пр.).

Неверное заполнение титульного листа грозит работнику большими проблемами в будущем (вплоть до обращения в суд за установлением факта принадлежности документа), поэтому тут необходимо проявить предельное внимание.

Вопросам записей на титульном листе посвящены пункт 9 Правил и раздел 2 Инструкции .

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Традиционно это самый используемый раздел, ведь именно сюда вносится важная информация о трудовом стаже.

Первая запись в трудовой книжке - это практически всегда внесение наименования работодателя. Оно осуществляется таким образом: в графе 3 заголовком указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации; порядковый номер не ставится (п. 3.1 Инструкции).

Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.

В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.

Образцы формулировок записей в трудовую книжку