Образец заполнения журнала учета движения личных дел. Оформляем журнал учета личных дел работников. Кто ведет и где хранится

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

• вся информация систематизирована;
• ее поиск занимает мало времени;
• удобно в использовании;
• обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
• в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

• документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
• как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
• все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
• вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

• номер личного дела;
• Ф.И.О. работника;
• дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
• должность;
• структурное подразделение;
• дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
• при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

И 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел.

Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: № личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный личному делу при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Приказ о приеме на работу Янушевича Иосифа Павловича был подписан 26 марта 2007 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 28 марта, а в отдел кадров была передана 31 марта и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Янушевича Иосифа Павловича будет считаться сформированным 31 марта 2007 г. и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

Если в организации журнал (книга) учета личных дел не велся, то после заведения соответствующего журнала (книги) все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников должны быть поставлены на учет одновременно.

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата соответствует дате из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дата в конце описи проставляется работником кадрового подразделения и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Пример оформления журнала (книги) учета личных дел приведен в приложении.

Для обеспечения оперативного поиска личных дел кроме журнала (книги) целесообразно вести также вспомогательную алфавитную картотеку (примечание 1 ). Алфавитную картотеку рационально вести в том случае, если личные дела систематизированы в кадровой службе не по алфавиту фамилий работников, а по порядку регистрационных номеров личных дел (п.19 Инструкции допускает и тот, и другой порядок систематизации личных дел в делопроизводстве). Нормативными правовыми актами не определена форма карточки учета личного дела, поэтому ее оформляют произвольно. Не установлена также обязательная структура такой картотеки. Вместе с тем представляется целесообразным делить алфавитную картотеку на два блока: личные дела работающих и личные дела уволенных. По мере увольнения работников карточки будут перемещаться из первого блока во второй. Из последнего блока алфавитные карточки будут передаваться в архив организации одновременно с личными делами, где будут формироваться в справочную картотеку архива.

В кадровой службе могут вестись и иные вспомогательные картотеки, сформированные по различным признакам, например: картотека по структурно-алфавитному признаку (примечание 2 ), отдельные картотеки на личные дела работающих в организации пенсионеров, работников, имеющих ученые степени (звания), и др. Вспомогательные картотеки оказывают большую помощь в оперативном поиске необходимой информации при подготовке отчетов по кадрам и заполнении статистических форм.

Примечание 1. Кроме специальной алфавитной картотеки номера личных дел могут фиксироваться также в личных учетных карточках работников ф.Т-2.

Примечание 2. В такой картотеке карточки на личные дела распределяются по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений - по алфавиту фамилий. Это позволяет быстро выбрать личные дела всех работников требуемого структурного подразделения.

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

• все сведения систематизированы;
• поиск сведений занимает меньше времени;
• такой формат удобен в применении;
• защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

• документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
• место хранения — отдельное помещение;
• бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
• доступ третьих лиц исключается;
• входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Образец заполнения

Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

• дате формирования личного дела сотрудника;
• Ф.И.О. работника;
• номере по табелю;
• должности в соответствии со штатным расписанием;
• наименовании структурного подразделения;
• информации о приказе о приеме на работу;
• информации о распоряжении об увольнении с работы.

При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

При приеме сотрудника на работу на него оформляется личное дело — особый комплект документов, содержащий всю необходимую информацию о работнике. Все дела регистрируются в специальном журнале или книге учета личных дел в хронологическом порядке поступления сотрудников в организацию.

Назначение книги

Книга учета личных дел сотрудников необходима для регистрации и обеспечения сохранности всех документов на принятых работников. Ее предназначение сводится к четкому хронологическому внесению информации о том, на кого именно из сотрудников и в какую дату были заведены дела. Информация может быть представлена не на весь персонал организации, поскольку не все хозяйствующие субъекты обязаны формировать личные дела. Этот пункт касается государственных учреждений, для которых такая обязанность установлена на законодательной основе.

В бухгалтерской книге учета будут регистрироваться только личные дела работников, на которых компания составляет данные документы. Однако многие организации принимают решение о том, чтобы составлять дела на всех принятых работников, поскольку это очень удобно при ведении кадрового делопроизводства. Документы на каждого сотрудника находятся в отдельных пронумерованных папках, хранящихся в соответствии с установленными правилами.

Достоинствами ведения личных дел и журнала их регистрации можно считать:

1. Организацию качественного кадрового делопроизводства на предприятии;
2. Простоту при поиске документов на кого-либо из работников;
3. Возможность ведения кадрового учета в соответствии с законодательством РФ.

Важно: если предприятие оформляет дела на персонал, то в обязательном порядке должна вестись и книга их регистрации, по которой можно отследить движение этих документов в организации.

Как оформить книгу

Книга для регистрации дел, как и любая другая бухгалтерская книга учета, должна быть оформлена соответствующим образом. Поскольку для хозяйствующих субъектов (кроме государственных учреждений) не установлена обязанность ведения данного регистра учета, они имеют право воспользоваться типовой формой либо разработать ее самостоятельно. Правильным будет закрепить данную форму журнала в документации по кадровому делопроизводству как приложение, например, к положению о кадровом учете на предприятии.

Книга учета личных дел в обязательном порядке должна быть пронумерована, и первый лист для записей будет иметь нумерацию с цифры «2». Листы нумеруются без каких-либо пропусков в строгой хронологической последовательности. Кроме того, книга должна быть прошнурована, то есть прошита крепкими нитками в 2-3 прокола. Концы ниток выводятся на оборотную сторону книги и оставляются длиной 5-6 см.

На них поверх наклеивается специальная наклейка для заверительной подписи уполномоченного сотрудника и проставляется печать организации. Что касается заверительной подписи, то, как правило, ее проставляет руководитель организации либо лицо, ответственное за ведение личных дел работников. Также проставляется дата, когда журнал был прошнурован, и печать, часть которой должна быть на наклейке, а другая — непосредственно на журнале.

Главное, на что необходимо обратить внимание при оформлении книги для регистрации личных дел:

1. На титульном листе должно быть наименование организации, название самой книги и дата начала ее ведения;
2. Она должна быть прошнурована;
3. Все листы должны быть пронумерованы;
4. На ней должна быть наклейка с подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Что касается внутреннего наполнения такой бухгалтерской книги учета, то негосударственная организация имеет право самостоятельно разрабатывать форму ее листов и решать, какую именно информацию будет содержать книга.

Информация для внесения в книгу

Поскольку в такой книге содержится информация о том, какие именно дела сотрудников были оформлены на предприятии, чаще всего она включает в себя следующие данные:

1. Номер личного дела по порядку (он указывается и на самом личном деле для упрощения поиска);
2. Дата заведения личного дела — все даты должны разноситься в хронологическом порядке;
3. Данные, непосредственно относящиеся к сотруднику, в том числе ФИО, его табельный номер, должность при составлении дела;
4. Дата закрытия личного дела, когда сотрудник увольняется из организации;
5. Место хранения закрытого личного дела;
6. Примечание — любая информация, необходимая для осуществления качественного учета личных дел сотрудников.

Вся эта информация представляется в книге учета личных дел в специальной таблице с графами, которые также подлежат нумерации. Каждая из строк таблицы нумеруется в хронологической последовательности без пропусков, помарок или исправлений. Если все же при внесении записей была допущена ошибка, ее необходимо исправить, а исправленную запись заверить подписью уполномоченного лица и надписью «Исправленному верить» с указанием даты внесения исправительной записи.

Важно: информация, содержащаяся в книге для учета, как и любые другие данные в кадровом делопроизводстве, должна иметь ограниченный доступ.

Иными словами, журнал должен храниться вдали от посторонних лиц, которые могут воспользоваться имеющимися данными.

В дополнение к журналу учета личных дел можно сформировать своеобразную картотеку, в которой будут содержаться карточки с информацией по личным делам и документам в них на каждого сотрудника. Создание такого справочника носит не обязательный, а скорее рекомендательный характер для упрощения кадрового учета на предприятии.

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.

Личное дело: что туда входит

Личное дело - это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

• заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
• трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
  • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
• личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
• автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
• выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
• дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
• инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
• рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
• характеристики на работника;
• дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
• ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
• информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
• информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
• прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги .

Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

Правила заполнения журнала

В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:

• номер записи по порядку;
• регистрационный номер личного дела;
• дату оформления личного дела;
• фамилию, имя и отчество работника;
• табельный номер;
• место хранения личного дела;
• дату закрытия ЛД;
• причина закрытия ЛД;
• дата сдачи в архив;
• примечания.

Все эти сведения должны быть записаны аккуратным разборчивым почерком, по возможности необходимо обойтись без исправлений в словах, а также не допускать помарок. Цвет чернил для заполнения титульного листа может быть чёрным, синим либо фиолетовым.

После этого в папке идут уже непосредственно документы. Их подшивают после титульного листа ровно в той последовательности, которая соответствует времени их оформления либо предоставления сотрудником.

Личные дела всех работников сшиваются. Также требуются фиксировать их в специальном журнале, который создаётся с этой целью.

Требования к хранению документов

Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.

Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж . В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого , для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников , которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.

Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.

Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию . Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив . Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих .

Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

Особые случаи - папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

В данном видео содержится информация о личных делах работников.